CONSEJOS PARA ENTREGAR Y RECIBIR UN CONSORCIO

El traspaso administrativo es un punto clave en la vida de un consorcio, es necesario saberlo entregar y recibir.

A partir de un estudio realizado, que derivó en un webinar sobre el tema. Detectamos que al momento de traspasar la administración de un consorcio, se generan dilemas entre las partes (administrador que recibe, administrador que entrega y el consorcio). Muchas veces, no logran solucionar esos dilemas para coordinar un traspaso exitoso y por eso, daremos consejos que te ayudarán a lograrlo, consejos para el administrador que entrega y para el que recibe:

Entrega:

Para quien lo entrega, es fundamental tener ordenados los documentos y ser empático, tanto con su colega como con su cliente. 

Decimos que es fundamental tener ordenados los documentos, porque básicamente es lo que se traspasa, documentos, son varios y hay que tenerlos a mano. El art. 2067 del C.C. y C. argentino, en su inciso ”j”, nos enumera documentos que en un traspaso se deben entregar al consejo de propietarios, a los cuáles les agregamos otros que recomendamos, también sería bueno rendirle:

- Los activos existentes. 

- El libro de administración. 

- Los documentos del consorcio. 

- Las cuentas documentadas. 

- La póliza de seguro del consorcio.

- La póliza de ART y SCVO.

- Los datos de contacto del asesor del seguro.

- El listado de teléfonos de emergencia y reparaciones.

- Las facturas próximas a vencer.

- Los datos y contactos de los empleados

- Número de inscripción y clave de Suterh.

Utilizar un sistema digital para administrar consorcios, sin duda ayudará mucho, ya que permite registrar ordenadamente mucha información que luego podrá ordenarse, enviarse o copiarse, de manera sumamente sencilla.

Es normal que se produzca un traspaso de administración en algún momento y para que esa entrega sea exitosa, hay que ponerse en el lugar del otro, ser empático con el colega. La Doctora Corzo nos lo resume con esta frase: “Sé el administrador saliente que desearías tener”, frase que busca resaltar el espíritu de camaradería entre profesionales de la administración. A este colega, hay que facilitarle el libro de administración con el acta de traspaso para que pueda asociar su CUIT al consorcio, de esta forma quedará el administrador saliente desligado de toda responsabilidad. Si el reemplazo no tiene en su poder el libro, le costará más trabajo y tiempo realizar el trámite en la AFIP.

También debe ser empático con el consorcio, es clave nunca terminar una relación enfrentados al cliente, porque la vida da muchas vueltas, recuerda que sólo es trabajo y no una cuestión personal. Recuerda que el art. 1324 del C.C. y C., establece como obligación del mandatario, cumplir con sus obligaciones profesionales con el cuidado que le pondría a las propias, esto significa que debe ser expedito y bien intencionado a la hora de cumplir su rol, tanto durante su mandato como al finalizarlo.  

Recepción:

Para quien recibe el nuevo cargo de administrador, es fundamental ser consciente de sus necesidades a futuro.

Decimos que el administrador entrante, debe ser consciente, porque necesita recibir muchos documentos e información para comenzar su mandato en tiempo y forma, obtenerla para poder proyectar su gestión correctamente. El art. 2067 del C.C. y C., sostiene que se le debe entregar el registro de los activos, y aunque no los nombra, también deberían entregarse los pasivos. A continuación un cuadro que detalla que documentos corresponden a cada uno: 

Además, en este mismo artículo, el 2067, en su inciso “i”, determina que debe entregarse o indicar donde está: 

- Los libros societarios.

- El registro de propietarios y de sus firmas.

Otra información que recomendamos solicitar:

- El libro de sueldos y jornales (token y clave para acceso digital).

- El inventario de bienes de uso.

- Los libro de novedades y el libro de consejo de propietarios.

- Las retenciones a proveedores.

- Los reglamentos internos.

- Los planos.

- La documentación fiscal.

- Los informes técnicos obligatorios.

Con todos estos documentos e información, podrán hacerse un mapa financiero del consorcio y tomar las decisiones acertadas. Si no me entregan la documentación, debe dejarse constancia de que se hicieron las acciones para obtenerla y acudir a un abogado especialista. Si se detectan irregularidades, se debe avisar inmediatamente al consorcio para que se realice una auditoría o un control por profesional, dependiendo la irregularidad.

Ojalá que estos consejos te sean de ayuda cuando recibas tu próximo consorcio, recuerda que debes tener la documentación ordenada desde el principio, lo ideal es que sea en un medio digital. Somos AccessIn, especialistas en digitalizar consorcios, aprovecha al máximo el potencial de tu computadora y activa tu cuenta AccessIn, GRATIS! 

Si deseas ampliar la información, accede al webinar completo.

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