A partir de un estudio realizado, que derivó en un webinar sobre el tema. Detectamos que al momento de traspasar la administración de un consorcio, se generan dilemas entre las partes. Es decir, administrador que recibe, administrador que entrega y el consorcio.
Muchas veces, un consorcio no logra solucionar estos dilemas para coordinar un traspaso exitoso y por eso, daremos consejos que te ayudarán a lograrlo, consejos para el administrador que entrega y para el que recibe:
¿Qué hacer al entregar un consorcio?
Para quien entrega un consorcio, es fundamental tener ordenados los documentos porque básicamente es la clave en el traspaso. El art. 2067 del C.C. y C. argentino, nos enumera documentos que en un traspaso se deben entregar al consejo de propietarios, como:
- Los activos existentes.
- El libro de administración.
- Los documentos del consorcio.
- Las cuentas documentadas.
- La póliza de seguro del consorcio.
- La póliza de ART y SCVO.
- Los datos de contacto del asesor del seguro.
- El listado de teléfonos de emergencia y reparaciones.
- Las facturas próximas a vencer.
- Los datos y contactos de los empleados
- Número de inscripción y clave de Suterh.
Utilizar un sistema digital para administrar un consorcio, sin duda ayudará mucho, ya que permite registrar ordenadamente mucha información que luego podrá ordenarse, enviarse o copiarse, de manera sumamente sencilla.
Es normal que se produzca un traspaso de administración dentro de un consorcio en algún momento y para que esa entrega sea exitosa, hay que ponerse en el lugar del otro, ser empático con el colega. A este colega, hay que facilitarle el libro de administración con el acta de traspaso para que pueda asociar su CUIT al consorcio, de esta forma quedará el administrador saliente desligado de toda responsabilidad. Si el reemplazo no tiene en su poder el libro, le costará más trabajo y tiempo realizar el trámite en la AFIP.
Recuerda que el art. 1324 del C.C. y C., establece como obligación del mandatario, cumplir con sus obligaciones profesionales con el cuidado que le pondría a las propias, esto significa que debe ser expedito y bien intencionado a la hora de cumplir su rol, tanto durante su mandato como al finalizarlo en un consorcio.
¿Qué hacer al recibir un consorcio?
Para quien recibe el nuevo cargo de administrador en un consorcio, es fundamental ser consciente de sus necesidades a futuro. El art. 2067 del C.C. y C., sostiene que se le debe entregar el registro de los activos, y aunque no los nombra, también deberían entregarse los pasivos. A continuación un cuadro que detalla que documentos corresponden a cada uno:
Además, en este mismo artículo, el 2067, determina que debe entregarse o indicar donde está:
- Los libros societarios.
- El registro de propietarios y de sus firmas.
Otra información que recomendamos solicitar:
- El libro de sueldos y jornales (token y clave para acceso digital).
- El inventario de bienes de uso.
- Los libro de novedades y el libro de consejo de propietarios.
- Las retenciones a proveedores.
- Los reglamentos internos.
- Los planos.
- La documentación fiscal.
- Los informes técnicos obligatorios.
Con todos estos documentos e información, podrán hacerse un mapa financiero de que es un consorcio y cómo funciona. Si no me entregan la documentación, debe dejarse constancia de que se hicieron las acciones para obtenerla y acudir a un abogado especialista. Si se detectan irregularidades, se debe avisar inmediatamente al consorcio para que se realice una auditoría o un control por profesional, dependiendo la irregularidad.
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Si deseas ampliar la información, accede al webinar completo.