ADMINISTRADORES A TINTA EN LA ERA DIGITAL

Es preciso actualizarse para esta a la altura de las circunstancias, entender que el futuro es hoy.

Estamos atravesando una revolución en las comunicaciones que cambia la historia. Esta ola de cambios impacta de lleno en la manera que se comunicaban las comunidades, imponiendo mutaciones necesarias para sobrevivir a esta nueva era. Los vecinos ya incorporaron la tecnología, acostumbrándose a su inmediatez, transparencia y equidad, mientras que los administradores aún se resisten a ese futuro que llegó hace rato. Resulta imperativo achicar la brecha entre vecinos digitales y administradores a tinta, ya que mientras mejores sean sus relaciones, mayor será la posibilidad de alcanzar sus objetivos. Es el administrador quien juega el papel clave en el consorcio y por eso nos adentramos en esta nota.

A continuación, expondremos 4 conflictos comunicativos que sufre un administrador en su día a día y te proporcionaremos las recetas que funcionaron en los casos estudiados:

1- Sobre información

En la era de la comunicación estamos conectados en todo momento por múltiples medios, esto produce una catarata de mensajes que desborda a cualquiera. Lo que desemboca en, mala jerarquización de la información y alta complejidad para seguir un hilo de conversación o conocer su estado. 

Para darle una solución definitiva a este problema, recomendamos habilitar un sólo canal oficial de comunicaciones y que esté disponible las 24 hs, este debe tener formato escrito e informar al emisor el estado de la situación de su pedido. Existen programas y aplicaciones muy económicas que brindan la posibilidad de avisarle a los vecinos, en tiempo real, el registro de cuando esa comunicación fue recibida, procesada y finalizada.

2- Comunicación orquestada

En muchos casos, se detectó que si no se coordina correctamente el grupo, las respuestas de los integrantes van saturando el canal hasta quemarlo, disminuyendo la atención para futuros temas de relevancia. En este caso, whatsapp es el peor enemigo, salvo que utilicen la función “lista de difusión”. Otra solución parcial, es enviar mails con copia oculta, pero la encuesta arrojó que sólo el 17% de los vecinos abren los correos del consorcio.

Descubrimos que ya existen aplicaciones específicas para administrar consorcios y que, entre otros servicios, apuntan a satisfacer estas necesidades puntuales de comunicación, aportando una solución absoluta. Algunas, hasta permiten el envío de notificaciones “push” al celular, logrando una tasa de lectura cercana al 70%.

3- Triangulando comunicaciones

En el estudio realizado, detectamos que un administrador dedica el 36% de sus comunicaciones, a intermediar entre los vecinos y sus habituales proveedores de servicios, realizando el seguimiento de las tareas o reportando el estado de las mismas.

Como solución para mejorar el rendimiento de los administradores y potenciar su tiempo de trabajo, existe un software económico y simple de usar, “AccessIn.net”, este permite dar de alta a los proveedores en el sistema para que reciban directamente estas solicitudes y mediante un mecanismo de trackeo, le avisa automáticamente al administrador y al vecino el estado en que se encuentra cada trámite hasta su finalización, evitando la intervención del administrador pero sin que pierda el control.

4- Criterio en decisiones  

La mayoría de los administradores entrevistados, declararon que menos del 23% de los residentes se involucra en las tomas de decisiones de su consorcio pero luego son muchos los que se quejan. Esto demanda una gran inversión de tiempo y esfuerzo por parte de la administración, sin resultados positivos.

“Falta de tiempo, interés o desinformación, son las excusas más frecuentes que recibimos de los vecinos al momento de justificar su falta de participación en las tomas de decisiones en su consorcio.” Argumenta Jorge (Administrador de Mza.)

“Se da el fenómeno que, aquellos vecinos que más ocupados están, son los que mejor criterio o experiencia tienen para aportar ideas y soluciones, es una lastima no poder contar con sus votos u opiniones.” Agrego Damián (Administrador de Bs. As.)

Como solución, encontramos varias aplicaciones que te permiten realizar o participar en encuestas y votar desde el celular, evitando asistir personalmente a las reuniones de consorcio, en ellas queda registro de las votaciones. Esto reduce el tiempo del administrador en explicarle a los vecinos lo que sucede, ya que entrando a su cuenta pueden saberlo de un vistazo.

En síntesis, los problemas complejos y cotidianos tienen soluciones simples e innovadoras, pero cuesta identificarlas por la falta de perspectiva que implica estar sumergidos en ellos. Tomar altura, es lo que diferencia a un profesional de un principiante. Hoy en día, es indispensable contar con una plataforma digital que intermedie, registre y ordene las relaciones entre la administración y sus residentes, despersonalizando y sistematizando el servicio. Concluimos en que AccessIn entendió todo, ya que ofrece una herramienta completa para administrar consorcios. De hecho, para esto fue diseñada y programada.

Lo que viene...

Predecimos un futuro de administraciones afianzados a lo digital y 100% remotos, donde su capacidad operativa se incrementará 10x. Aquellos que sepan adaptarse y surfear esta ola digital serán los que acaparen el mercado de quienes no lo logren. La cuestión recae en la fortaleza emocional para salir de su zona de confort y animarse a utilizar la tecnología disponible. Próximamente, daremos más consejos para orientar y sumar administradores a este mundo 4.0.